Şirket içi toplantılar üretkenliği artırır ve birçok fırsatı değerlendirmenizi sağlar. İş hayatında zamanın çoğu toplantılarda geçmektedir. Uygunsuz toplantılar verimliliğin düşmesine neden olur. Şirket içi toplantılarınızın verimliliğini artırmanın yollarını bulduk. İşte şirket içi toplantıları verimli hale getirmenin 8 yolu.
1. Temel kurallar belirleyin.
Herhangi bir toplantıda olduğu gibi, temel kuralları belirleyerek başlamalısınız. Dengeli kurallar, herkesin toplantıdan en iyi şekilde yararlanmasına yardımcı olur. Örneğin, herkesin bir kelime istemek için elini kaldırmasını isteyebilirsiniz. Ancak sessiz bir ortam yaratmak için elinizden geleni yapmalısınız.
2. Hazırlıklı olmaya özen gösterin.
Verimli bir toplantı için hazırlıklı olmalısınız. Öncelikle toplantı konusunu iyi incelemelisiniz. Toplantıya hazırlıklarınız tamamlanmış olarak girmeniz, toplantının istediğiniz gibi geçmesini sağlar. Bu nedenle detaylı bir hazırlık işinizi görecektir.
3. Sohbet ediyormuş gibi konuşun.
Toplantı sırasında grup arkadaşlarınızı bilgilerle boğmamalısınız. Bunun yerine onlarla sohbet etmeyi denemelisin. Örneğin, herkesin soru sormasını sağlamalısınız. Sohbet ediyormuş gibi bir hava yaratmalısınız.
4. Zamanınızı iyi değerlendirin.
www.google.com.tr
Toplantı dökümanı hazırlayarak zamanınızı iyi kullanmalısınız. Belgede nerede ne yapacağınızı ve ne hakkında konuşacağınızı yazmalısınız. Planı zamana göre yapmalı ve diğer katılımcıları bilgilendirmelisiniz. Bu sayede etkili bir toplantı organize edebilirsiniz.
5. Bir amaç belirleyin.
www.google.com.tr
Toplantı için net bir amaç belirlemelisiniz. Örneğin ‘biz bu toplantıyı bu amaca ulaşmak için yapıyoruz’ diyebilmelisiniz. Toplantıda ele alınması gereken bahislerin bir listesini yapmalısınız. Her konunun yanına, konuyu ele almak istediğiniz kişinin adını yazmalısınız. Mümkünse bunu katılımcılara 24 saat önceden teslim etmelisiniz.
6. Dikkatinizi dağıtacak şeylerden kaçının.
www.google.com.tr
Dikkat dağıtan nesneleri toplantı alanından çıkarmalısınız. Cep telefonu ve yiyecek gibi şeyleri toplantıdan uzak tutmalısınız. Bu şekilde, dikkatinizin dağılmasını bir ölçüde önleyebilirsiniz.
7. Önemli noktaları not edin.
Görüşme sırasında değerli gördüğünüz noktaları not almalısınız. Elektronik bir cihaz yerine bir not defterine yazmak, akılda tutulmasına yardımcı olacaktır. Not alırken kararlara ve sizi ilgilendiren kısımlara odaklanmalısınız.
8. Toplantı için en uygun ortamı seçin.
Görüşmenin gerçekleşeceği ortam motivasyonu etkiler. Görüşmenin yapılacağı ortam ne sıcak ne de soğuk olmalıdır. Aydınlatma fena olmamalı. Gürültülü ortam tercih edilmemelidir. İdeal bir toplantı ortamı yaratmak, üretkenliği bir üst seviyeye çıkaracaktır.
